Arruinados por papeleo innecesario

Arruinados por papeleo innecesario

PilaDocumentos

Hoy he leído en El País la carta de Amaya Moro-Martín, que se vuelve a Estados Unidos, a la NASA, ante la imposibilidad de poder desarrollar dignamente una investigadora en España. Aparte del desgarro de lo que en ella se relata, y que comparto al 1000%, quisiera hacer hincapié en un aspecto de lo que comenta: la insaciable e innecesaria burocracia que rodea todo trámite con la administración en España. Este sí que es un coste que no nos podemos permitir, y que sin embargo seguimos incrementando con cada nuevo gobierno.    

Sobre el tema de las apostillas comentaré en otro artículo, que eso tiene manteca para dorar un buen asado. Pero ahora voy a comentar un ejemplo mucho más sencillo, y no por ello menos llamativo.

Hace poco nos tocó presentar una propuesta a la administración. Nos llamó la atención el hecho de que toda la tramitación se realizara a través del portal de internet que habían creado a tal efecto. Pero esta sorpresa se convirtió en asombro cuando descubrimos el proceso que había que seguir:

1. Rellenar un largo formulario en una página web, con un montón de datos que la administración ya tenia, pero que había que introducirlos de nuevo, supongo que por si acaso.

2. Descargar un fichero de un enlace de internet, seguir las instrucciones pertinentes, para subir el resultado del mismo de nuevo al mismo portal. Cuál sería nuestra sorpresa al ver que se trataba de un fichero de base de datos de Access, con una sola tabla, y con una sola fila en la que había una columna para cada uno de los campos del formulario que habíamos introducido anteriormente en el portal. Obedientemente, introdujimos de nuevo la información requerida en este nuevo formato, y subimos el fichero de nuevo al portal.

3. Imprimir dichos datos, por duplicado y enviarlos, ahora por correo certificado, a la dirección postal del ministerio.

Y digo yo… si ya tenían los datos en el formulario, ¿para qué los querían en Access también? Y si los querían en Access, ¿para qué nos hicieron rellenar el formulario en la web también? Y si ya tenían los datos por duplicado, por el formulario y por la base de datos de Access, ¿para qué quieren dos copias impresas por correo certificado?

Y si mucha de la información requerida ya la tenían en sus bases de datos, y podrían haber accedido a ella fácilmente con solo introducir nuestro NIF, ¿para qué nos hacen perder el tiempo re-introduciéndola de nuevo, arriesgándonos a equivocarnos en el proceso?.

Hay que justificar el sueldo de los amigos

La única razón posible que se me ocurre es que cada uno de estos procesos lleva nuestros datos a la mesa de una persona distinta que debe comprobarlos, y que luego sigue procesos paralelos de supervisores e interventores, hasta llegar a su destino final, en el que se constata que toda la información suministrada por esas tres vías es efectivamente la misma.

Entiendo que hay que dar trabajo a la gente, y sobre todo a los amigos de quienes han ayudado a llegar al poder a unos y a otros. Pero esto tiene un coste inasumible e innecesario, que no se corresponde con ningún beneficio real para nadie.

Se ha subido los impuestos, y se bajan sueldos a los trabajadores. Si la administración pública fuera una empresa normal y corriente, para estudiar de dónde reducir costes se haría un estudio de optimización de procesos, y procesos como este resaltarían inmediatamente.

¿Para qué necesitamos mantener información en papel?

Nuestra subsidiaria más grande es la de EEUU, donde SolidQ tiene la mitad de nuestro negocio mundial. tenemos unas 60 personas trabajando allí, y no tenemos ninguna oficina física. Los pocos documentos que llegan en papel a nuestra oficina virtual, se escanean, se archivan en formato digital en la nube, y acto seguido se destruyen. Los pocos documentos que debemos guardar en papel, caben en una carpeta normal y corriente.

No necesitamos guardar en papel ningún documento sobre contratos laborales, ni contratos con clientes ni trabajadores, ni facturas emitidas ni recibidas. Todo se guarda digitalmente, y la inmensa mayoría de esta documentación nació digitalmente, y nunca llegó a materializarse en papel.

En España, con un volumen de operaciones la mitad del que tenemos en EEUU, no tenemos más remedio que utilizar oficinas físicas, simplemente para poder guardar la documentación que es obligatorio guardar, y que ya llena varios armarios de documentación que podemos localizar mucho más fácilmente en su formato digital.

¿Nadie ha pensado que el formato más adecuado para el libro de socios es el formato digital? o para las actas de las reuniones de socios o del consejo, o para las facturas emitidas y recibidas. ¿Para qué es necesario el libro de visitas en papel?

¿Alguien ha calculado el coste extra que todo este papeleo supone para todas las empresas? ¿Y para todos los ciudadanos, al tener que cubrir con nuestros impuestos tanto papeleo oficial innecesario?

¿Para qué hay que aportar documentación repetida?

En este mundo de la informática y las comunicaciones unificadas, los procesos informáticos verifican la calidad de los datos, y comprueban los datos aportados, limitando la mano de obra en estos procesos a aquellos caso en los que se detectan errores no subsanables automáticamente, o para diseñar estos procesos automatizados del modo más eficiente posible.

¿Para qué tenemos que enviar copias de documentos que ya tiene a administración? ¿Para qué enviar copias de escrituras que están disponibles en el Registro Mercantil? ¿Para qué aportar certificados de la Seguridad Social y de Hacienda, con datos que la administración ya tiene?

De nuevo, la única razón posible es para mantener ocupado a todo un ejército de personas cuyo cometido parece ser meramente el de comprobar papeles con información que ya existía en un modo automáticamente verificable.

Si Hacienda puede hacerlo, ¿porqué no el resto de la Administración?

Pensando, pensando… hay un departamento de la Administración del Estado que ha logrado optimizar estos procesos bastante bien: Hacienda. Se puede realizar la declaración de la renta por teléfono o por internet, o la de IVA, o cualquiera de los otros tributos, sin aportar documentación adicional innecesaria, y con un mínimo proceso manual.

Claro que esto mismo se puede hacer con las declaraciones de IVA de Australia, o el Reino Unido, con la única diferencia de que las cantidades a devolver las devuelven automáticamente en el mismo instante en el que se realiza la declaración. En España, en cambio, no llegamos a tanto, y parece que mientras que podemos y debemos pagar inmediatamente, el Estado debe seguir un costoso proceso manual para devolvernos el dinero de más que automáticamente pagamos en su momento.

Quizá tengamos que esperar a la próxima versión de la Administración del Estado (¿será la 4.0?) para poder conseguir algo de eficiencia y ahorro de costes, y de reducción del desperdicio de tiempo de los ciudadanos y de las empresas en mantener esta burocracia innecesaria y artificial.

Fernando G. Guerrero

photo credit: Robson de Almeida via photopin cc

Print this entry

Fernando G. Guerrero

Fernando G. Guerrero

President of SolidQ, Non-Executive Director, Digital & Data Strategist, crazy about technology, NBA, movies and music of all kinds. Tom Peters' fan since 1982


Tags assigned to this article:
apostillasburocraciapapeleo

Related Articles

Cafe con leche, please

Durante estos últimos días, la inagotable inventiva española ha producido todo un conjunto de imaginativas bromas sobre la presentación de

Mi primera experiencia como vendedor

Con 20 años, y en medio de una de las mayores crisis económicas del comienzo de la transición política en

¿Dónde están mis maletas?

Todos tenemos en los bolsillos demasiadas cosas, calderilla, recibos olvidados de taxi, tickets de restaurantes que se han desgastado tanto

2 comments

Write a comment

Only registered users can comment.