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La Tecnologia al servicio de los Consejeros y los Consejos de Administración

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La Tecnologia al servicio de los Consejeros y los Consejos de Administración

 

Todos estamos cansados de leer artículos, y asistir a conferencias, sobre la revolución digital, y sobre la importancia crucial que esto tiene para todo tipo de empresas. No hay organización empresarial, o académica, que no programe eventos periódicamente sobre este tema.

De acuerdo, ya lo hemos entendido: es crucial que todas las empresas aprovechen todos los recursos tecnológicos que el mundo digital pueda aportarles.

Sin embargo, esto no es tan sencillo en la mayoría de los casos, porque la tecnología por sí sola no basta para lograr el éxito de esta revolución digital. Hay dos ingredientes cruciales en esta receta: las personas y los procesos.

La tecnología no es suficiente

No basta con equipar a todos los empleados de tablets y smartphones, ni de hacer que todas las máquinas y dispositivos estén conectados a Internet, formando la telaraña de la Internet de las Cosas (IoT, o Internet of Things, como dicen los anglosajones). Ni basta con instalar los últimos sistemas ERP y CRM. No basta tampoco con hacerles pasar por cursos acelerados de formación en las nuevas tecnologías, ni de crear procesos bien definidos que aseguren la eficiencia que el mundo digital promete.

Sumergirse en el mundo digital supone en muchos casos cambiar de mentalidad, dejar de hacer las cosas como siempre las hicimos y pasar a hacerlas de un modo radicalmente diferente. No se trata de cambiar el bolígrafo por el pen, o la pantalla táctil, el teclado de la máquina de escribir por el teclado del laptop, o el almacenamiento en papel por los archivos PDF en la nube. Esta revolución va mucho más allá, y para aprovecharla eficientemente hay que cambiar el modo en que abordamos nuestras tareas cotidianas.

La gran mayoría de las empresas consultoras ofrecen servicios de consultoría de digitalización de empresas, con mayor o menor éxito, y todas coinciden en que es crucial que toda la empresa se implique en este proceso. Sin embargo, en muchos casos, hay un equipo fundamental de la empresa que escapa a este análisis: el Consejo de Administración.

El entorno del consejero es cada vez más digital

Es bastante frecuente que los consejeros sirvan en consejos de varias empresas y, cada vez más, la comunicación con otros consejeros y los ejecutivos de estas empresas, se lleva a cabo en un entorno digital. Es por tanto frecuente tener que acceder a diferentes sistemas de correo electrónico, sistemas de teleconferencia, almacenamiento en nubes de diferentes proveedores, así como relaciones con accionistas cada vez más complejas en un mundo dominado cada vez más por las redes sociales.

¿Qué puede hacer un consejero profesional para ser más eficiente en este entorno? La mayoría de los consejeros no somos nativos digitales, pero eso no es excusa para no sentirnos cómodos en este mundo digital, sea cual sea nuestra edad.

Hay en el mercado muchos cursos que enseñan el funcionamiento de las herramientas informáticas, en diferentes grados de profundidad. Sin embargo, no es necesario conocer toda la funcionalidad de una herramienta para usarla de un modo eficiente.

Necesitamos consejeros digitales, no necesariamente informáticos en el Consejo

Como consejero, y poniéndome en el lugar de mis colegas consejeros, yo no necesitaría saber todo lo que puede hacer Office365, por ejemplo, sino cómo puedo ser más eficiente desarrollando mis tareas y responsabilidades como consejero, utilizando herramientas como las que proporciona Office365.

Dicho de otro modo: Un consejero no necesita ser un experto informático, sino un buen consejero digitalmente eficiente

Por eso una formación en este campo la planteo desde el punto de vista de cómo hacer tareas concretas, con apoyo tecnológico, y no como un ejercicio de uso de las herramientas informáticas disponibles, como por ejemplo:

  • Cómo trabajar con correos electrónicos de diferentes consejos de administración
  • Cómo convocar electrónicamente reuniones de Consejo, de los Comités, y Juntas de Accionistas, cuando la empresa tiene registrada una página web corporativa
  • Cómo trabajar con agendas de diferentes empresas, de modo que mi disponibilidad pueda ser consultada con seguridad
  • Normas habituales de uso y etiqueta en correo electrónico
  • Preparación y circulación de documentos en formato electrónico para su discusión y revisión en el consejo
  • Detectando cambios en documentos, para facilitar su revisión
  • Trabajando con documentos bi-columnados, para mostrar versiones en dos idiomas
  • Almacenando y buscando eficientemente documentos en diferentes dispositivos locales y en la nube
  • Cómo agendar y entablar reuniones de Consejo y de accionistas con sistemas de comunicaciones virtuales
  • Cómo hacer consultas y votaciones virtuales
  • Cómo trabajar eficientemente en un entorno cada vez más móvil
  • Cómo afectan las redes sociales a mi empresa

En resumen: cómo hacer mi trabajo utilizando la tecnología

La tecnología como herramienta que me ayuda a ser más eficiente

Yo llevo en el mundo de la tecnología desde que programaba los cálculos de los levantamientos topográficos en calculadoras HP-41C y HP-97, a finales de los 70s. Pero la primera vez que utilicé una herramienta ofimática fue posiblemente cuando, en el año 1983, programé mi declaración de la renta del año 1982 en VisiCalc en un ordenador HP9816 que teníamos en la Universidad Politécnica de Valencia, donde daba clases por aquél entonces. Mucho ha llovido desde entonces, pero sigo creyendo en la tecnología como una herramienta que resulta útil para ayudar a resolver problemas concretos.

Durante las últimas tres décadas, me he dedicado, directa o indirectamente, a diseñar sistemas de información, aprovechando las tecnologías disponibles en el mercado, pero siempre desde el punto de vista de la utilidad y la eficiencia empresarial. A veces esto me ha llevado a ser programador, o administrador de bases de datos, o simplemente un usuario avanzado de herramientas ofimáticas, además de profesor de tecnología de bases de datos durante muchos años.

Hace década y media que presido una micro-multinacional tecnológica, SolidQ, nacida digital, e internacionalmente distribuida desde su nacimiento en el 2002. Durante estos años hemos gestionado el consejo de administración, y las juntas de accionistas, digitalmente, con todo lo que eso lleva consigo, además de mucho del trabajo ejecutivo, forzados por la dispersión internacional de nuestros empleados, proveedores y clientes.

Y todo esto lo hacemos bajo un respeto riguroso a las normas de Buen Gobierno Corporativo. De hecho, varios consejeros de SolidQ tenemos Certificado y/o Diploma en Buen Gobierno de las Sociedades, por el Instituto de Consejeros-Administradores.

¿Necesitas ayuda para ser un consejero más digital?

Estoy seguro de que esta experiencia puede ser muy provechosa para compañeros consejeros que desempeñan sus funciones en consejos de administración de empresas de todo tipo, y que sienten que podrían aprovechar un uso más eficaz de las herramientas que la tecnología pone a su alcance.

Cada caso es un mundo, se suele decir, y sería muy difícil poder programar cursos suficientemente atractivos y eficaces sobre estos temas, a los que asistieran simultáneamente un número suficiente de consejeros. Por otro lado, es muy probable que, por motivos de privacidad, la mayoría de los consejeros prefieran un servicio más personalizado, privado y confidencial, bien para un solo consejero, o para un reducido grupo de miembros del mismo Consejo de Administración.

Por eso pienso que es más eficaz poder ofrecer a cada consejero la ayuda que pueda necesitar, de acuerdo a sus necesidades específicas, y a su nivel de experiencia concreto, durante el mínimo tiempo posible, de modo que nuestro tiempo sea utilizado del modo más eficaz. Aprendiendo a base de realizar las tareas cotidianas, codo con codo con quien conoce bien las dos vertientes del trabajo (la Tecnología y el Gobierno Corporativo), descubriendo alternativas que tengan sentido, pero sólo si con ellas se gana eficacia.

No dudes en contactar conmigo si crees que podrías ser un consejero más eficiente gracias a la tecnología, estaré encantado de ayudarte.

Fernando G. Guerrero

fgg@fernansql.com

https://es.linkedin.com/in/fernansql